Um neun öffnen die Türen, zweihundert Leute kommen in zwanzig Minuten, und am Empfang hört man immer wieder dieselben Fragen: Wo ist Raum B, wie lautet das WLAN-Passwort, werden die Folien geteilt? Gedruckte QR-Codes beantworten sie, und das Team am Empfang kann sich um die Badges kümmern.

Der Code für Programm und Lageplan

Der nützlichste Code auf jeder Veranstaltung öffnet das Programm. Erstelle ihn im Hauptgenerator mit der Adresse deiner Programmseite.

Lass ihn auf eine Seite zeigen, die du selbst verwaltest, nicht auf ein PDF, das du später austauschst. Die Codes hier sind statisch: Sie laufen nie ab, aber die Adresse darin lässt sich nach dem Druck nicht mehr ändern. Vorträge verschieben sich, Räume werden getauscht. Wenn der Code deinevent.de/programm öffnet, bearbeitest du diese Seite, und jeder gedruckte Code bleibt richtig.

Was die Seite auf dem Handy zeigen sollte:

  • Zuerst die Vorträge von heute, mit Uhrzeit, Raumnamen und Vortragenden.
  • Den Lageplan als Bild auf derselben Seite oder einen Tipp entfernt. Benenne die Räume genau so wie die Schilder im Gebäude.
  • Änderungen ganz oben. Eine kurze Zeile „Aktuelles“ erspart den Weg zu einem Raum, der verlegt wurde.

Setz diesen Code auf die Rückseite des Badges, auf das Willkommensschild und an die Tür jedes Saals.

WLAN am Empfang und auf den Lanyards

Der WLAN-QR-Code-Generator speichert Netzwerkname und Passwort im Code. Teilnehmende halten die Handykamera darauf und sind verbunden, ohne ein langes Passwort von einer Folie abzutippen.

Platziere ihn dort, wo man ihn zuerst braucht: ein Schild am Empfang und ein kleiner Aufkleber auf jedem Lanyard oder Badge, damit niemand zurück zum Eingang laufen muss. Ein paar Punkte:

  • Nimm das Veranstaltungsnetz, nicht das Mitarbeiternetz der Location. Wer den Code sieht, kann sich verbinden.
  • Lass dir das endgültige Passwort vor dem Druck von der Location geben. Ein Passwort, das am Morgen der Veranstaltung geändert wird, heißt: alles neu drucken.
  • Druck Netzwerkname und Passwort als Text neben den Code, für Laptops, die nicht scannen können. Das Drucklayout kann beides zeigen.

Der Code wird in deinem Browser erstellt, das Passwort wird also nicht an diese Website gesendet.

Vortragsfolien und Feedback

Folien

Richte eine Seite ein, die jeden Vortrag mit seinen Folien auflistet, und ergänze die Dateien, sobald die Vortragenden sie schicken. Ein Code auf jeder Abschlussfolie oder auf einem Schild neben der Bühne lässt die Leute die Folien holen, während noch Fragen beantwortet werden.

Feedback

Feedback kommt, wenn das Fragen einfach ist und der Vortrag noch frisch. Zwei Möglichkeiten:

  • Ein Formularlink. Erstelle ein kurzes Formular mit einem beliebigen Formular-Tool und setz seine Adresse im Hauptgenerator in einen Code. Höchstens fünf Fragen.
  • Eine E-Mail. Der E-Mail-QR-Code-Generator öffnet einen Entwurf, in dem deine Adresse und ein Betreff wie „Feedback: Tag 1“ schon ausgefüllt sind. Die Person schreibt eine Zeile und tippt auf Senden.

Zeig den Feedback-Code am Ende jedes Vortrags und auf Schildern an den Ausgängen.

Teilnehmerin am Eingang eines Konferenzsaals scannt einen großen QR-Code auf einem hohen freistehenden Aufsteller, während andere vorbeigehen

Networking: Kontaktkarten auf Badges

Auf einer Konferenz tauschen Leute dutzende Male am Tag Kontaktdaten aus. Setz einen Kontakt-Code auf jedes Badge, und der Austausch dauert einen Scan. Der vCard-QR-Code-Generator speichert Name, Firma, Telefon, E-Mail und Website im Code, und das Handy bietet an, den Kontakt zu speichern.

Wenn du das für alle Teilnehmenden machen willst, erfrag die Kontaktdaten bei der Anmeldung mit klarer Einwilligung und lass jede Person wählen, was aufs Badge kommt. Manche wollen nur eine geschäftliche E-Mail-Adresse. Halte die Felder kurz: Jede zusätzliche Zeile macht den Code dichter und im Badge-Format schwerer zu scannen. Ein Badge-Code von 3–4 cm, gescannt aus Armlänge, funktioniert gut.

Wer lieber ein Profil teilt, nimmt einen LinkedIn-QR-Code auf dem eigenen Badge oder der eigenen Karte.

Anfahrt zur Location

Setz einen Standort-QR-Code auf die Einladung, die Bestätigungsmail und das gedruckte Ticket. Er öffnet die Adresse in Google Maps oder Apple Karten, sodass Teilnehmende die Route bekommen, ohne eine Adresse zu kopieren. Bei einem großen Gelände markierst du den Eingang, den die Leute nehmen sollen, nicht die Mitte des Gebäudes, und ergänzt einen zweiten Code für den Parkplatz, wenn er woanders liegt.

Ein Hinweis zu Tickets

Diese Website erstellt statische Codes. Sie stellt keine Tickets aus, checkt niemanden ein, prüft keinen Einlass und kann dir nicht sagen, wer was gescannt hat. Nimm für den Einlass dein Ticketsystem. Die Codes hier dienen der Information: Programm, WLAN, Anfahrt, Kontakte.

Schildgrößen für Säle und Flure

Die Regel aus der Druckanleitung gilt überall: Der Code sollte mindestens ein Zehntel des Scanabstands groß sein und nie kleiner als 2 cm.

  • Badge oder Lanyard-Aufkleber, gescannt aus 30–40 cm: 3–4 cm.
  • Schild am Empfang, gescannt aus etwa 1 m: 10 cm.
  • Schild an Saaltür oder Flur, gescannt aus 2–3 m: 20–30 cm.
  • Banner neben der Bühne, gescannt aus den mittleren Reihen: plane 50 cm oder mehr ein oder zeig den Code stattdessen auf der Leinwand.

Jeder Generator hat eine Druckfunktion mit einem Layout Schild für Plakate und einem Layout Aufkleber für Badges. Nimm SVG für große Drucke, lass den weißen Rand um den Code stehen, drucke auf mattes Papier und häng Schilder auf Brusthöhe auf, wo die Menge sie nicht verdeckt.

Fehler, die du vermeiden solltest

  • Ein Code für alles. Ein WLAN-Code, der gleichzeitig ein Programmlink sein soll, kann nicht beides. Ein Code, eine Aufgabe, mit einem Label, das sagt, welche.
  • Kein Label. „Programm“, „WLAN“, „Folien“ in großen Buchstaben neben jedem Code.
  • Nur am Bildschirm testen. Druck von jedem Code ein Exemplar, kleb es dorthin, wo es hingehört, und scanne es mit zwei oder drei Handys.
  • Codes nur am Beamer. Wer in der letzten Reihe sitzt, kann einen 20-cm-Code auf einer Leinwand in 15 m Entfernung nicht scannen.

Checkliste

  • Seite mit Programm und Lageplan unter einer Adresse, die du verwaltest
  • WLAN-Code der Veranstaltung am Empfang und auf jedem Badge
  • Eine Folienseite, ein Code auf jeder Abschlussfolie
  • Feedback-Formular oder E-Mail-Code am Ende der Vorträge und an den Ausgängen
  • Kontaktkarten-Codes auf den Badges, mit Einwilligung der Teilnehmenden
  • Standort-Code auf der Einladung, auf den richtigen Eingang gesetzt
  • Schilder in 1/10 des Scanabstands, matt, beschriftet
  • Jeden gedruckten Code vor Ort getestet