Kapılar dokuzda açılıyor, yirmi dakikada iki yüz kişi geliyor ve kayıt masası aynı soruları tekrar tekrar duyuyor: B salonu nerede, Wi-Fi şifresi ne, sunumlar paylaşılacak mı? Basılı QR kodlar bunları yanıtlar, masa da yaka kartı dağıtmaya devam edebilir.
Program ve kat planı kodu
Her etkinlikte en işe yarayan kod programı açan koddur. Program sayfanın adresiyle ana oluşturucuda hazırla.
Kodu değiştireceğin bir PDF’e değil, kontrol ettiğin bir sayfaya yönlendir. Burada oluşturulan kodlar statiktir: süreleri hiç dolmaz ama içlerindeki adres baskıdan sonra değiştirilemez. Oturumlar kayar, salonlar yer değiştirir. Kod etkinligin.com/program adresini açıyorsa o sayfayı düzenlersin ve basılı her kod doğru kalır.
Sayfa telefonda şunları göstermeli:
- Önce bugünün oturumları, saatleri, salon adları ve konuşmacılarıyla.
- Kat planı, aynı sayfada görsel olarak ya da bir dokunuş uzakta. Salonları binadaki tabelalarda nasıl yazıyorsa öyle adlandır.
- Değişiklikler en üstte. Kısa bir “Güncellemeler” satırı, insanları taşınmış bir salona boşuna yürümekten kurtarır.
Bu kodu yaka kartının arkasına, karşılama tabelasına ve her salonun kapısına koy.
Kayıtta ve boyun askılarında Wi-Fi
Wi-Fi QR kod oluşturucu ağ adını ve şifreyi kodun içine kaydeder. Katılımcılar telefon kamerasını koda tutar ve slayttan uzun bir şifre yazmadan bağlanır.
Kodu insanların ona ilk ihtiyaç duyduğu yere koy: kayıt masasına bir tabela, her boyun askısına veya yaka kartına küçük bir etiket; böylece kimse girişe geri yürümek zorunda kalmaz. Birkaç nokta:
- Mekânın personel ağını değil, etkinlik ağını kullan. Kodu gören herkes bağlanabilir.
- Baskıdan önce son şifreyi mekândan al. Etkinlik sabahı değişen bir şifre yeniden baskı demektir.
- Ağ adını ve şifreyi kodun yanına metin olarak da bas; dizüstü bilgisayarlar kodu okutamaz. Baskı düzeni ikisini birlikte gösterebilir.
Kod tarayıcında oluşturulur, yani şifre bu siteye gönderilmez.
Konuşmacı sunumları ve geri bildirim
Sunumlar
Her konuşmayı sunumuyla birlikte listeleyen tek bir sayfa hazırla ve konuşmacılar gönderdikçe dosyaları ekle. Her kapanış slaytına veya sahnenin yanındaki bir tabelaya konan kod, konuşmacı daha soruları yanıtlarken insanların sunumu almasını sağlar.
Geri bildirim
Geri bildirim, istemek kolay ve oturum tazeyken gelir. İki seçenek:
- Form bağlantısı. Herhangi bir form aracında kısa bir form hazırla ve adresini ana oluşturucuda bir koda koy. En fazla beş soru.
- E-posta. E-posta QR kod oluşturucu, adresin ve “Geri bildirim: 1. gün” gibi bir konu satırı önceden doldurulmuş bir taslak açar. Katılımcı bir satır yazar ve Gönder’e dokunur.
Geri bildirim kodunu her oturumun sonunda ve çıkış tabelalarında göster.
Tanışma: yaka kartında kişi bilgisi
Bir konferansta insanlar günde onlarca kez bilgi değiş tokuş eder. Her yaka kartına bir kişi kodu koyarsan bu iş tek okutmaya iner. vCard QR kod oluşturucu ad, şirket, telefon, e-posta ve web sitesini koda kaydeder; telefon da bunu kişi olarak kaydetmeyi önerir.
Bunu her katılımcı için yapmak istiyorsan kişi bilgilerini kayıt sırasında açık onayla topla ve yaka kartında neyin yer alacağını insanların kendisi seçsin. Bazıları yalnızca iş e-postasını isteyecektir. Alanları kısa tut: her ek satır kodu yoğunlaştırır ve yaka kartı boyutunda okutmayı zorlaştırır. Kol mesafesinden okutulan 3–4 cm’lik bir kod iyi çalışır.
Biri bunun yerine bir profil paylaşmayı tercih ederse kendi yaka kartındaki veya kartvizitindeki bir LinkedIn QR kodu işi görür.
Mekâna yol tarifi
Davetiyeye, onay e-postasına ve basılı bilete bir konum QR kodu koy. Adresi Google Haritalar’da veya Apple Haritalar’da açar; katılımcılar adres kopyalamadan yol tarifi alır. Büyük bir alanda binanın ortasını değil, insanların kullanmasını istediğin girişi işaretle; otopark başka bir yerdeyse onun için ikinci bir kod ekle.
Biletler hakkında bir not
Bu site statik kodlar oluşturur. Bilet düzenlemez, giriş kaydı yapmaz, girişi doğrulamaz ve kimin neyi okuttuğunu söyleyemez. Giriş için bilet sistemini kullan. Buradaki kodlar bilgi içindir: program, Wi-Fi, yol tarifi, kişi bilgileri.
Salon ve koridor tabelaları için boyutlar
Baskı rehberindeki kural her yerde geçerli: kod, okutma mesafesinin en az onda biri olmalı ve asla 2 cm’den küçük olmamalı.
- Yaka kartı veya boyun askısı etiketi, 30–40 cm’den okutulur: 3–4 cm.
- Kayıt masası tabelası, yaklaşık 1 m’den okutulur: 10 cm.
- Salon kapısı veya koridor tabelası, 2–3 m’den okutulur: 20–30 cm.
- Sahnenin yanındaki afiş, orta sıralardan okutulur: 50 cm veya daha fazlasını planla ya da kodu ekrana koy.
Her oluşturucuda afişler için tabela düzeni ve yaka kartları için etiketler düzeni olan bir Yazdır düğmesi var. Büyük baskılarda SVG kullan, kodun çevresindeki beyaz kenarı koru, mat kâğıda bas ve tabelaları kalabalığın kapatmayacağı göğüs hizasına as.
Kaçınılması gereken hatalar
- Her şey için tek kod. Bir Wi-Fi kodu aynı zamanda program bağlantısı olamaz. Her koda tek iş ve ne olduğunu söyleyen bir etiket.
- Etiket yok. Her kodun yanına büyük harflerle “Program”, “Wi-Fi”, “Sunumlar”.
- Yalnızca ekranda test etmek. Her birinden bir tane bas, konacağı yere yapıştır ve iki üç telefonla okut.
- Kodları sadece projeksiyonda göstermek. Arka sıradakiler 15 m uzaktaki bir ekranda 20 cm’lik bir kodu okutamaz.
Kontrol listesi
- Program ve kat planı, kontrol ettiğin bir adreste
- Etkinlik Wi-Fi kodu kayıtta ve her yaka kartında
- Tek bir sunum sayfası, her kapanış slaytında bir kod
- Oturum sonlarında ve çıkışlarda geri bildirim formu veya e-posta kodu
- Yaka kartlarında katılımcıların onayıyla kişi kartı kodları
- Davetiyede doğru girişe işaretlenmiş konum kodu
- Tabelalar okutma mesafesinin 1/10’u boyutunda, mat ve etiketli
- Basılı her kod mekânda test edildi
