Drzwi otwierają się o dziewiątej, w ciągu dwudziestu minut przychodzi dwieście osób, a recepcja w kółko słyszy te same pytania: gdzie jest sala B, jakie jest hasło do Wi-Fi, czy slajdy zostaną udostępnione. Wydrukowane kody QR odpowiadają na nie za Ciebie, a obsługa może spokojnie wydawać identyfikatory.

Kod z agendą i planem sal

Najbardziej przydatny kod na każdym wydarzeniu otwiera program. Zrób go w głównym generatorze, wpisując adres strony z agendą.

Ustaw w nim stronę, którą sam zarządzasz, a nie plik PDF, który potem podmienisz. Kody z tej strony są statyczne: nigdy nie wygasają, ale adresu zapisanego w kodzie nie da się zmienić po wydrukowaniu. Sesje się przesuwają, sale się zamieniają. Jeśli kod otwiera twojewydarzenie.pl/agenda, edytujesz tę stronę, a każdy wydrukowany kod pozostaje aktualny.

Co strona powinna pokazywać na telefonie:

  • Najpierw dzisiejsze sesje, z godzinami, nazwami sal i prelegentami.
  • Plan sal jako obrazek na tej samej stronie albo jedno stuknięcie dalej. Nazywaj sale dokładnie tak, jak na tabliczkach w budynku.
  • Zmiany na górze. Krótka linijka „Aktualizacje” oszczędza ludziom spaceru do sali, której już tam nie ma.

Umieść ten kod na odwrocie identyfikatora, na tablicy powitalnej i przy drzwiach każdej sali.

Wi-Fi przy rejestracji i na smyczach

Generator kodów QR do Wi-Fi zapisuje w kodzie nazwę sieci i hasło. Uczestnicy kierują aparat telefonu na kod i łączą się bez przepisywania długiego hasła ze slajdu.

Umieść go tam, gdzie ludzie najpierw go potrzebują: tabliczka przy rejestracji i mała naklejka na każdej smyczy lub identyfikatorze, żeby nikt nie musiał wracać do wejścia. Kilka uwag:

  • Użyj sieci wydarzenia, a nie sieci dla personelu obiektu. Każdy, kto zobaczy kod, może się połączyć.
  • Przed drukiem weź od obiektu ostateczne hasło. Hasło zmienione rano w dniu wydarzenia oznacza ponowny druk.
  • Wydrukuj obok kodu nazwę sieci i hasło jako tekst dla laptopów, które nie skanują. Układ do druku może pokazać jedno i drugie.

Kod powstaje w Twojej przeglądarce, więc hasło nie jest wysyłane na tę stronę.

Slajdy prelegentów i ankiety

Slajdy

Przygotuj jedną stronę z listą wszystkich wystąpień i ich slajdami, a pliki dodawaj, gdy prelegenci je przysyłają. Kod na ostatnim slajdzie każdej prezentacji albo na tabliczce przy scenie pozwala pobrać prezentację, kiedy prelegent jeszcze odpowiada na pytania.

Ankiety

Opinie spływają, gdy łatwo je zostawić, a sesja jest świeża w pamięci. Dwie opcje:

  • Link do formularza. Zrób krótki formularz w dowolnym narzędziu i wpisz jego adres w kod w głównym generatorze. Najwyżej pięć pytań.
  • E-mail. Generator kodów QR do e-maila otwiera wersję roboczą wiadomości z Twoim adresem i tematem, np. „Opinia: dzień 1”, już wpisanymi. Uczestnik pisze jedno zdanie i stuka „Wyślij”.

Pokazuj kod do ankiety na koniec każdej sesji i na tabliczkach przy wyjściach.

Uczestnik przy wejściu do sali konferencyjnej skanuje duży kod QR na wysokiej wolnostojącej tablicy, a obok przechodzą inni

Networking: wizytówki na identyfikatorach

Na konferencji ludzie wymieniają się kontaktami dziesiątki razy dziennie. Umieść na każdym identyfikatorze kod z kontaktem, a wymiana zajmie jeden skan. Generator wizytówek QR (vCard) zapisuje w kodzie imię i nazwisko, firmę, telefon, e-mail i stronę, a telefon proponuje zapisanie ich jako kontaktu.

Jeśli chcesz to zrobić dla wszystkich uczestników, zbieraj dane kontaktowe przy rejestracji za wyraźną zgodą i pozwól ludziom wybrać, co trafi na identyfikator. Niektórzy będą chcieli podać tylko służbowy e-mail. Pola niech będą krótkie: każda dodatkowa linijka zagęszcza kod i utrudnia skanowanie w rozmiarze identyfikatora. Kod o boku 3–4 cm, skanowany z odległości wyciągniętej ręki, sprawdza się dobrze.

Jeśli ktoś woli udostępnić profil, wystarczy kod QR do LinkedIna na jego identyfikatorze lub wizytówce.

Dojazd na miejsce

Umieść kod QR z lokalizacją na zaproszeniu, w e-mailu z potwierdzeniem i na wydrukowanym bilecie. Otwiera adres w Mapach Google lub Mapach Apple, więc uczestnicy dostają wskazówki dojazdu bez kopiowania adresu. Przy dużym obiekcie zaznacz wejście, którego mają używać, a nie środek budynku, i dodaj drugi kod do parkingu, jeśli jest gdzie indziej.

Uwaga o biletach

Ta strona tworzy kody statyczne. Nie wystawia biletów, nie rejestruje wejść ani nie weryfikuje uprawnień i nie powie Ci, kto co zeskanował. Do kontroli wejścia używaj swojego systemu biletowego. Kody stąd służą do informacji: agenda, Wi-Fi, dojazd, kontakty.

Rozmiary tabliczek w salach i korytarzach

Zasada z poradnika druku obowiązuje wszędzie: kod powinien mieć co najmniej jedną dziesiątą odległości skanowania i nigdy mniej niż 2 cm.

  • Naklejka na identyfikator lub smycz, skanowana z 30–40 cm: 3–4 cm.
  • Tabliczka przy rejestracji, skanowana z około 1 m: 10 cm.
  • Tabliczka na drzwiach sali lub w korytarzu, skanowana z 2–3 m: 20–30 cm.
  • Baner przy scenie, skanowany ze środkowych rzędów: zaplanuj 50 cm lub więcej albo pokaż kod na ekranie.

Każdy generator ma przycisk Drukuj z układem tabliczki na plakaty i układem naklejek na identyfikatory. Do dużych wydruków użyj SVG, zostaw biały margines wokół kodu, drukuj na matowym papierze i wieszaj tabliczki na wysokości klatki piersiowej, gdzie tłum ich nie zasłania.

Błędy, których warto unikać

  • Jeden kod do wszystkiego. Kod do Wi-Fi nie może być jednocześnie linkiem do agendy. Jeden kod, jedno zadanie i podpis, które to jest.
  • Brak podpisu. „Agenda”, „Wi-Fi”, „Slajdy” dużymi literami obok każdego kodu.
  • Testowanie tylko na ekranie. Wydrukuj po jednym egzemplarzu, przyklej tam, gdzie ma wisieć, i zeskanuj dwoma lub trzema telefonami.
  • Kody tylko na rzutniku. Osoby z ostatniego rzędu nie zeskanują 20-centymetrowego kodu na ekranie oddalonym o 15 m.

Lista kontrolna

  • Strona z agendą i planem sal pod adresem, którym zarządzasz
  • Kod do Wi-Fi wydarzenia przy rejestracji i na każdym identyfikatorze
  • Jedna strona ze slajdami, jeden kod na ostatnim slajdzie każdej prezentacji
  • Kod do formularza lub e-maila z ankietą na koniec sesji i przy wyjściach
  • Kody z wizytówką na identyfikatorach, za zgodą uczestników
  • Kod z lokalizacją na zaproszeniu, wskazujący właściwe wejście
  • Tabliczki w rozmiarze 1/10 odległości skanowania, matowe, podpisane
  • Każdy wydrukowany kod przetestowany na miejscu